SOP dan Keterangan Status KPI Untuk Staff Marketing

 

Keterangan Status KPI Untuk Staff Marketing.

A. SOP STATUS NEW

1. KAPAN STATUS NEW DIPAKAI?

DEFINISI NEW

New = leads BARU yang BELUM pernah dihubungi sama sekali oleh marketing.

1.1 MASUK NEW JIKA:

1️⃣ Baru dapat kontak

Contoh:

• Baru dapat nomor dari Google
• Baru dapat DM IG / FB
• Baru dapat komentar iklan FB orang lain

➡️ Belum ada chat / telepon sama sekali

Status: New

2️⃣ Chat masuk, tapi BELUM dibalas

Contoh:
Customer:

“Min, harga berapa?”

➡️ Marketing belum membalas

Status: New

📌 Begitu dibalas → status berubah

3️⃣ Leads masuk di luar jam kerja

Contoh:

• Chat jam 23.00
• Baru dibalas besok pagi

➡️ Selama belum dibalas → New

1.2 BUKAN NEW JIKA:

❌ Sudah dibalas

Begitu marketing kirim balasan pertama, status TIDAK BOLEH New lagi.

➡️ Harus berubah jadi Follow Up

❌ Pernah dihubungi sebelumnya

Walaupun lama tidak chat, tapi:

• Pernah follow up
• Pernah kirim penawaran

➡️ Bukan New

2. ALUR STATUS YANG BENAR (WAJIB)

New
 ↓ (dibalas / dihubungi)
Follow Up
 ↓ (minat nyata)
Qualified
 ↓
Closing

3. CONTOH NYATA (BIAR JELAS)

Contoh 1

• Leads masuk jam 10.00
• Marketing balas jam 10.30

➡️ 10.00–10.29 → New
➡️ 10.30 → Follow Up

Contoh 2

• Customer tanya harga
• Marketing balas
• Customer belum respon

➡️ Tetap Follow Up, bukan New

Contoh 3

• Leads lama, tidak respon 7 hari
  ➡️ Status: Tidak Potensial
  ➡️ Bukan New

4. ATURAN PEMBERIAN

NEW hanya boleh dipakai SEBELUM kontak pertama.

Kalau sudah chat 1 kali → New tidak boleh dipakai lagi.

5. DAMPAK KE KPI

• New terlalu banyak → tanda follow-up lambat
• Follow Up tinggi → aktivitas sehat
• Qualified & Closing → kualitas kerja

B. SOP STATUS FOLLOW UP

DEFINISI FOLLOW UP

Follow Up = leads yang SUDAH PERNAH DIHUBUNGI oleh marketing, tetapi BELUM menunjukkan minat beli yang jelas.

👉 Artinya: sudah kontak, tapi belum Qualified & belum Closing.

KAPAN STATUS BERUBAH KE FOLLOW UP?

1️⃣ Setelah kontak pertama dilakukan

Begitu marketing:

• Membalas chat
• Mengirim DM
• Menelepon

➡️ Status langsung berubah dari New → Follow Up

2️⃣ Customer tanya harga saja

Contoh:

“Min, harga berapa?”

➡️ Follow Up, bukan Qualified (belum ada indikasi kuat)

3️⃣ Customer belum merespons setelah dibalas

Contoh:

• Marketing sudah jawab
• Customer belum balas

➡️ Tetap Follow Up

4️⃣ Customer respon tapi belum jelas niat beli

Contoh:

“Saya lihat-lihat dulu ya”

➡️ Follow Up

BUKAN FOLLOW UP JIKA:

• Sudah memenuhi kriteria Qualified
• Sudah Closing
• Sudah ditandai Tidak Potensial

ALUR STATUS FOLLOW UP YANG BENAR

New
 ↓ (kontak pertama)
Follow Up
 ↓ (minat nyata)
Qualified
 ↓
Closing

ATURAN FOLLOW UP (WAJIB)

🔹 Frekuensi Follow Up

• Hari ke-1 → follow up pertama
• Hari ke-3 → follow up kedua
• Hari ke-7 → follow up terakhir

🔹 Batas Maksimal

• Maksimal 3× follow up
• Jika tidak respon → Tidak Potensial

CONTOH PRAKTIS STATUS FOLLOW UP

Chat Masuk:

“Min, harga berapa?”

➡️ Status: New (Apabila Tidak ada Waktu Membalasnya)

Marketing balas:

“Untuk kebutuhannya apa ya Kak?”

➡️ Status: Follow Up

Jika Customer balas:

“Saya mau website toko online”

➡️ Status: Qualified

Jika Customer balas:

“Nanti saya kabari”

➡️ Tetap Follow Up

DAMPAK KE KPI

• Follow Up tinggi = aktivitas bagus
• Tapi Follow Up tidak boleh numpuk
• Harus:
  • Naik ke Qualified
  • Atau turun ke Tidak Potensial

LARANGAN (PENTING)

❌ Follow Up dibiarkan tanpa update status
❌ Follow Up lebih dari 7 hari tanpa aksi
❌ Semua leads dijadikan Qualified

C. SOP STATUS QUALIFIED

1. Pengertian Qualified Untuk KPI

Qualified adalah status untuk leads yang:

Sudah melalui proses komunikasi,
Sudah menunjukkan kebutuhan nyata,
Sudah berpotensi membeli dalam waktu dekat.

❗ Bukan semua yang tanya harga.
❗ Bukan yang masih sekadar penasaran.

2. TUJUAN STATUS QUALIFIED

• Memisahkan leads serius vs tidak serius
• Memfokuskan waktu marketing ke leads paling potensial
• Menjaga conversion rate KPI tetap sehat & realistis

3. SYARAT WAJIB MASUK QUALIFIED (KUNCI UTAMA)

👉 Leads WAJIB memenuhi MINIMAL 2 SYARAT UTAMA di bawah ini

3.1. Syarat 1 – KEBUTUHAN JELAS (WAJIB ADA)

Customer menyebutkan kebutuhan spesifik, contoh:

• “Saya mau website toko online”
• “Saya mau jual produk digital”
• “Saya mau buat landing page”

❌ Tanpa kebutuhan jelas → TIDAK QUALIFIED

3.2. Syarat 2 – INTERAKSI LANJUTAN (MINIMAL 1)

Salah satu dari ini:

• Tanya detail produk
• Tanya paket
• Tanya proses order
• Tanya waktu pengerjaan
• Tanya metode pembayaran.

3.3. Syarat 3 – RESPONS AKTIF (PENDUKUNG)

• Balas cepat (< 1 jam)
• Percakapan berlanjut (2–3 chat)

📌 Syarat C memperkuat, tapi bukan satu-satunya

4. CONTOH YANG BOLEH QUALIFIED

Contoh 1

Customer:

“Halo admin.”

Marketing:

“Halo kak, ada yang bisa saya bantu kak? apakah kakak berminat untuk buat website?”

Customer:

“Saya mau website toko online, paket yang cocok yang mana?”

✔ Kebutuhan jelas
✔ Tanya paket
➡️ QUALIFIED

Contoh 2

Customer:

“Kalau paket Bisnis bisa pembayaran transfer?”

✔ Kebutuhan jelas (implisit)
✔ Tanya pembayaran
➡️ QUALIFIED

5. CONTOH YANG TIDAK BOLEH QUALIFIED

Contoh 1

Customer:

“Min, harga berapa?”

❌ Kebutuhan tidak jelas
➡️ FOLLOW UP

Contoh 2

Customer:

“Oke, nanti saya pikir-pikir dulu”

❌ Tidak ada indikasi beli
➡️ FOLLOW UP

6. ALUR STATUS RESMI (WAJIB)

NEW
 ↓ (dibalas)
FOLLOW UP
 ↓ (syarat qualified terpenuhi)
QUALIFIED
 ↓
CLOSING

🚫 Tidak boleh lompat langsung ke Qualified

7. TINDAKAN WAJIB SAAT LEADS DISET QUALIFIED

1️⃣ Update Data

• Status → Qualified
• Isi catatan singkat (opsional tapi disarankan)

Contoh catatan:

“Butuh website toko online, tanya paket & waktu pengerjaan”

2️⃣ PRIORITAS FOLLOW UP

• Maksimal respon: < 1 jam
• Follow up aktif & terarah ke closing

3️⃣ ARAHKAN KE KEPUTUSAN

Gunakan kalimat penutup:

• “Mau saya bantu proses hari ini?”
• “Pilih paket A atau B, Kak?”

8. BATAS WAKTU STATUS QUALIFIED

• Maksimal 3 hari kerja
• Jika:
  • Setuju beli → CLOSING
  • Menunda → FOLLOW UP
  • Tidak respon → TIDAK POTENSIAL

🚫 Tidak boleh Qualified menggantung

9. LARANGAN KERAS (WAJIB DIPATUHI)

❌ Menjadikan semua tanya harga sebagai Qualified
❌ Qualified tanpa kebutuhan jelas
❌ Qualified tapi tidak di-follow up
❌ Menggunakan Qualified untuk menaikkan KPI palsu

10. HUBUNGAN STATUS QUALIFIED DENGAN KPI

KPI	Dampak
Conversion Rate (25%)	Sangat berpengaruh
Omzet (45%)	Sumber utama closing
Aktivitas (5%)	Kualitas > kuantitas

11. CHECKLIST QUALIFIED (UNTUK STAFF)

• Kebutuhan jelas
• Minimal 1 interaksi lanjutan
• Sudah diarahkan ke closing
• Status diupdate
• Tidak lebih dari 3 hari

12. PENEGASAN (INI PENTING)

Lebih baik Qualified sedikit tapi berkualitas
daripada banyak tapi tidak pernah closing.

D. SOP STATUS CLOSING

DEFINISI CLOSING

Closing = leads yang SUDAH DEAL dan MELAKUKAN TRANSAKSI.

➡️ Transaksi dianggap Closing jika minimal 1 kondisi terpenuhi:

• Sudah bayar (DP / full)
• Sudah konfirmasi order resmi
• Sudah ada bukti pembayaran

KAPAN STATUS MENJADI CLOSING?

1️⃣ Customer menyatakan setuju beli

Contoh:

“Oke min, saya ambil paket A, Saya transfer ya.”

➡️ Closing

2️⃣ Customer sudah melakukan pembayaran

• Transfer
• DP
• Bukti bayar dikirim

➡️ Closing

3️⃣ Order diproses secara resmi

• Invoice dibuat
• Order masuk sistem dan di proses tim technical

➡️ Closing

BUKAN CLOSING JIKA:

• Baru janji beli
• Baru pilih paket tapi belum bayar
• Masih negosiasi

➡️ Tetap Qualified

ALUR STATUS YANG BENAR

Qualified
 ↓ (deal / bayar)
Closing

TINDAKAN WAJIB SAAT STATUS CLOSING

1️⃣ Update Data Leads

• Status → Closing
• Pastikan:
  • Nama customer benar
  • Produk benar
  • Marketing terisi

2️⃣ Input ke Data Penjualan

WAJIB di hari yang sama

Isi:

• Tanggal Closing
• Nama Customer
• Produk
• Sumber Leads
• Marketing
• Nilai Penjualan

📌 Tanpa input → tidak dihitung omzet

3️⃣ Konfirmasi ke Customer

Gunakan chat closing / after sales:

Terima kasih Kak 🙏
Order sudah kami terima dan sedang diproses.
Jika ada kebutuhan lain, silakan hubungi kami ya.

BATAS WAKTU INPUT

• Maksimal H+0 (hari yang sama)
• Tidak boleh ditunda

DAMPAK KE KPI

• Menambah Omzet (45%)
• Menambah Conversion (25%)
• Menentukan bonus & komisi

🚫 LARANGAN KERAS

❌ Mengaku closing tanpa transaksi
❌ Tidak input Data Penjualan
❌ Menunda update status
❌ Nilai transaksi tidak sesuai

SETELAH CLOSING (REKOMENDASI)

• Follow up kepuasan
• Minta testimoni bisa ke social media/google review/testimoni whatsapp untuk di screenshot
• Tawarkan upgrade / repeat order.

E. SOP STATUS TIDAK POTENSIAL

 

1. DEFINISI STATUS TIDAK POTENSIAL

Tidak Potensial = leads yang setelah proses follow up dinilai TIDAK memiliki peluang untuk menjadi pembeli, baik sekarang maupun dalam waktu dekat.

➡️ Status ini mengakhiri proses follow up aktif.

2. TUJUAN STATUS TIDAK POTENSIAL

• Menghentikan follow up yang tidak produktif
• Menghemat waktu & tenaga marketing
• Menjaga kualitas KPI (conversion tidak palsu)
• Database tetap rapi

3. KRITERIA WAJIB MASUK TIDAK POTENSIAL

Leads boleh dipindahkan ke Tidak Potensial jika memenuhi salah satu kondisi berikut:

3.1. Tidak Responsif

• Sudah di-follow up 3 kali
• Rentang waktu ≥ 7 hari
• Tidak ada balasan sama sekali

➡️ Tidak Potensial

3.2. Menyatakan Tidak Butuh

Contoh:

• “Tidak jadi ya”
• “Belum butuh”
• “Saya sudah pakai jasa lain”

➡️ Tidak Potensial

3.3. Tidak Ada Budget

Contoh:

• “Budget saya tidak ada”
• “Terlalu mahal”
• “Tidak sesuai kemampuan”

➡️ Tidak Potensial

3.4. Salah Target

Contoh:

• Bukan target market
• Produk tidak relevan
• Hanya survei / riset

➡️ Tidak Potensial

4. ❌ YANG TIDAK BOLEH LANGSUNG TIDAK POTENSIAL

• Baru tanya harga
• Baru 1 kali follow up
• Masih aktif bertanya
• Menunda tapi masih komunikatif

➡️ Tetap Follow Up / Qualified

5. ALUR STATUS RESMI

New
 ↓
Follow Up
 ↓
Qualified
 ↓
(3x follow up / nol respon)
Tidak Potensial

6. TINDAKAN WAJIB SAAT STATUS TIDAK POTENSIAL

1️⃣ Update Status

• Status → Tidak Potensial
• Wajib beri catatan singkat

Contoh catatan:

• “Tidak respon 7 hari”
• “Tidak ada budget”
• “Salah target”

2️⃣ HENTIKAN FOLLOW UP AKTIF

• Tidak boleh follow up agresif lagi
• Tidak spam7

3️⃣ SIMPAN DATABASE

• Data tidak boleh dihapus
• Bisa digunakan untuk:
  • Retargeting
  • Campaign ulang
  • Promo khusus di masa depan

7. DAMPAK KE KPI

• Tidak memengaruhi omzet
• Tidak dihitung conversion
• Menjaga KPI tetap realistis
• Aktivitas lebih efisien

8. 🚫 LARANGAN KERAS

❌ Menandai Tidak Potensial untuk “bersih-bersih KPI”
❌ Menghapus data leads
❌ Mengubah status tanpa alasan

9. CONTOH CHECKLIST/CATATAN STATUS TIDAK POTENSIAL

☐ Sudah follow up ≥ 3 kali
☐ Sudah ≥ 7 hari
☐ Tidak ada respon / jelas tidak butuh
☐ Follow up dihentikan

10. PENEGASAN AKHIR

Tidak Potensial bukan gagal,
tapi keputusan strategis agar waktu difokuskan ke leads yang bisa closing.